大学の先生にメールでアポイントを取りたい時、どのような文面で送れば良いのでしょうか。
メールの送り方、内容などをどうすべきか調べてみました。
具体的な例文もご紹介。大学の先生にアポイントを取りたい時は、ぜひ参考にして下さいね。
Q、大学の先生にアポをとるときはどうしたらいいの？
大学の先生にメールで連絡したい
大学の准教授に話があり、メールでアポをとろうと思うんですが、何分こういうことは初めてなものでして…
どのような文面にすればよいのでしょうか？
- 大学の准教授に話がある
- メールでアポを取りたい
- どんな文面にすべきか
教授にメールは緊張してしまいますね。もし初めてだとしたら、前もって先生に直接話しておいた方が良いですね。そのうえでのメールなら、先生もすぐに理解してくれることでしょう。
A、大学の先生にアポをとるときは
大学のメアドを使う
大学教員です。初めての場合、携帯メールでの送信はやめて、
大学から与えられているメールアドレスで送信すべきでしょう。
先生にメールを送る時の例文
件名：○○○について（△△科×年□□□）
突然のメールを失礼します。私は△△科×年の□□と申します。
×××のことで、先生にお伺いしたいことがあり、メールを差し上げた次第です。
つきましては、先生のご都合のよろしい時間に研究室を訪問させていただきたいの
ですが、先生のご都合を伺いたいと存じます。
お手数をおかけしますが宜しく願いします。△△科×年□□
Email:
携帯：
- 形態のメールからではなく、大学で与えらえているメアドを使う
- 件名に学科や名前を入れること
大学のメールアドレスではないと、迷惑メールに振り分けられてしまう可能性もあります。また、誰だか分からないアドレスからくることは、あまり気持ちの良いことでないですよね。気を付けていきましょう。
大学の先生にアポをとるにはまずは挨拶！
メールのマナー
【挨拶】
メールを作成するにあたり、基本的なこととして「宛先」「自分の所属と名前」
そして「挨拶」がはじめにくる。
例文
まずは、この部分の例を以下にあげる。※( )を用いてコメントをいれますので参考にしてください。
［例］
△△△大学□□学科××研究室
教授 ○○先生
(１〜２行、改行を入れる)
はじめまして。
▲▲▲大学■■学科の●● ●●と申します。
(ビジネスにおいては、「お世話になっております」
がよく使われているが学生と先生の立場であれば、
「はじめまして」や（はじめてでなければ）「こんにちは」などでもあまり気にする必要はない。
まずは名乗ることが重要である。)
- 宛先、所属、名前、挨拶の順に書く
- まずは名乗ることが大切
まずは、私がだれであるかということを伝えることが大切ですね。先生は毎日メールをたくさん受信しています。ぱっとみて誰かと分かるように、改行を適度に入れて、見やすくすることも大切だと思います。
大学の先生にアポをとるのにはどんな内容がいいの？
【内容】
いきなり本題に入るまえになぜメールしたのか、
どういう経緯でその先生のことを知ったのかを書きましょう。
一番最初に「突然のメール失礼いたしました」など
一言加えるとそれがクッションとなり相手も読みやすくなります。［例］
突然のメール失礼致しました。私は現在・・・に所属しており、そこで・・・を学んでいます。
特に〜〜に興味を抱いております。
そのことを私の研究室の先生である■■教授に話したところ○○先生をご紹介くださいました。(かならずメールをした理由を説明しましょう。そうすることで相手の不安もなくなり、今後の流れがスムーズになります。)
次に本題に入りましょう。ここでは、「訪問したい」という要求をストレートに伝えます。
なぜ訪問したいのか、なぜこの研究室を選んだのかということをここで長々と説明する必要はありません。
そのような疑問はクッションとして前述してあるからです。
そして、予定や時間をしっかりと伝えましょう。［例］
修士進学にあたり、先生の研究室を見学したく、連絡させていただきました。
ご多忙中、恐縮ではございますが、見学のお時間をいただけませんでしょうか。
誠に勝手だとは存じますが、○月○日は××の都合により休むことができず、その日以外の日程でお願い申し上げます。
（日程に関することを書く時に自分の都合を全面的に押し出さないこと）
【結び】
最後は結びの文を書きましょう。
［例］
ご検討のほど、宜しくお願い致します。
ご配慮のほど、宜しくお願い致します。
（この後に自分の所属と名前、連絡先を書く）以上が、研究室訪問のアポ取りに使えるメール例文まとめになります。
上記は基本的なことを述べています。
もちろん、各自応用していただいて構いません。
しかし、言葉遣いには気をつけるようにしましょう。
- 本題に入る前に、メールを書いた経緯をかくとスムーズ
- 要求は、分かりやすくストレートに書く
- 言葉遣いにきをつける
あまり私は本題以外のことを長々書かないほうが良いと思います。先生は忙しいので、失礼に当たらない程度にシンプルを心がけるべきではないでしょうか。迷惑メールに思われないように気を付けたいところです。
先生から返信が来ないときの対処法
Q,大学の先生から返信がこない時はどうしたらいい？
大学の先生にメールでアポをとったのですが返信がありません。
お忙しいと思うのですが数日たっても連絡が返ってこない場合はもう一度連絡のメールをしたほうがいいですよね？
A、アポのメールの返信がこない時には・・・。
僕はそのような場合は電話もしくは直接研究室へ出向きます。
メールだとなんか不安ですからね・・・・
- メールを送っても返信が来ない
- 直接出向くか、電話すべき
教授は毎日何通もメールを受信しています。迷惑メールに振り分けられているかもしれません。件名は一目でみて分かるように工夫が必要です。内容も返信が面倒だと思われないように、分かりやすくを心がけましょう。
アポイントメールのポイント3カ条
1.相手の都合に極力あわせようとの姿勢を見せる
自分の都合を優先せざるをえないときでも、できるだけ相手に配慮した表現をしましょう。
2.希望日時を明確にし、早く決められるようにする
お互いの都合をすりあわせるためにはある程度の選択肢が必要ですが、選ぶ幅が広すぎて話があいまいにならないようにしましょう。
3.時間を割いてもらうことへの感謝の気持ちを忘れない
目上の相手にはもちろんのこと、自分が上位であっても「相手に時間や手間を取らせている」という配慮や感謝はしっかりと伝えましょう。
- アポイントメールは、相手への配慮や感謝を忘れないこと
- 話があいまいにならないように気を付ける
相手をたてるように、謙虚にお願いをすると良いですね。顔が見えないだけに、オーバーなくらいでちょうどよいかもしれません。これから会うのですから、気を付けていきたいですね。
