ビジネスメールが苦手な人、最近の若い人に多いんでしょうか？
苦手克服のために、固い表現を避け、なくても意味が通じる言葉を無くし、可能なら文を切って短くする、結論を先に書くということに気を付けましょう。
仕事ができる人は、メール返信も早いそうです。正確さよりも意味が通じるメールを早く返すのがいいでしょう。敬語のウチソト逆転やら抜き言葉にも気を付けて。
苦手克服に向けて意識してみよう。ビジネスメールが苦手な人の文面を添削！
確実に伝えるためには、わかりやすい短い文がおすすめ。
具体的にはひとつの文は30文字以内。
短文にすれば、
主語と述語のねじれ
意味の詰め込みすぎ
が、防げます。長いメールや文章を短くするコツはこの3つを心がけるとで改善できます。
１.かたい表現を言い換える
・第３会議室において → 第３会議室で
・13時より14時まで → 13時～14時
２.なくても意味が通じる言葉を削る
・打ち合せの日時等について → 打ち合せの日時について
・プレゼンというものは → プレゼンは
３.文をつなげることばを削って２文に分ける
・「～が」「～で」「～（し）て」などの接続詞が文を分ける目じるし。
ほら、メールってコミュニケーションの手段。
意志の伝達です。なので文学的な表現はいらないです。
倒置法や比喩を多用する必要はどこにもありません。感動は求められていません。
むしろ混乱を招きます。
意識されたし！
結論は先に書く
情報を迅速・正確に伝えるために、結論は先に書く。
コレが大切です。
例えば、
「むかしむかし、あるところにおじいさんと･･･」
といった物語風の書き出しでは用件がわからなくなります。なので、
「かぐや姫は月に帰りました」
「桃太郎は幸せに暮らしました」
「シンデレラは幸せになりました」と初めに結論をシャープに書くのが大事です。
- 短い文が判りやすい：ひとつの文は30文字以内
- 主語と述語のねじれ、意味の詰め込みすぎを防ぐ
- 固い表現を言い換える
- なくても意味が通じる言葉を削る
- 文を繋げる言葉を削って２文に分ける：文学的表現は不要
- 結論を先に書く：情報を迅速に、正確に伝える
仕事用のメールなんかも特に難しいですよね。取引先や上司にメールするときなんかは、要件がきちんと伝わるように、でも簡潔に書かないといけません。しかも結論を先に書きますので、飾り言葉なんか不要なんですよね。
まずはココに注意して！ビジネスメール、苦手な人が使いがちな「二大間違い敬語」を克服せよ
二大間違い敬語 「ウチソト逆転」＆「ら抜き言葉」の言い換え
ビジネスシーンで多くの人が間違えやすいのは、社外の人に対し、自社の上司を高めてしまう「ウチソト逆転敬語」。具体的には、社外宛のメールに「上司から伺っております」「課長にお伝えします」といったような自社の上司を高める言い方をしてしまうことだ。
「『ウチソト逆転敬語』は、『間違えているかも』と思ったら、自分の書いている敬語が誰を敬っているのか意識すると正しく使えるようになります。社外の人へのメールでは、高めるのは常に社外の人。社内の人は、自分より上の立場であっても高めません」
例文
言い方に悩んだら、下記の【コピペ】部分の例文を使ってしまおう！
【事例１】「●●部長から伺っております」はＮＧ！
【コピペ】 部長の●●から聞いております
【事例２】「●●課長にお伝えします」はＮＧ！【コピペ】 課長の●●に申し伝えます
【事例３】「●●主任からいただいております」はＮＧ！【コピペ】 主任の●●から受け取りました
また、「ら抜き言葉」も最近よく見られる間違い敬語の一つだと山岸さんは語る。
「『見れますか』『出れますか』などの『ら抜き言葉』には、『ら』を入れれば正しい日本語にはなります。ですが、大人の女性としてはさらにスマートな言い回しを覚えたいところですね」【事例４】「資料を見れましたか?」はＮＧ！
【コピペ】 資料をご覧いただけましたか?
【事例５】「今度の会議に出れますか?」はＮＧ！
【コピペ】 今度の会議は出席なさいますか?
引用元-ビジネスメールが苦手な女子に捧ぐ！ コピペで使えるメール敬語の用例集 – Woman type 【ウーマンタイプ】
- 「内外逆転敬語」：社外へのメール→常に社外の人が上、社内の人間は下
- 「ら抜き言葉」：らを抜かなければ正しい日本語
文章を丁寧に書こうとして、出来上がってみたら変な敬語と丁寧語のオンパレードになっていたなんてこともありますよね。あと最近はやりのら抜き言葉。話し言葉のまま文章を書くとら抜き言葉になってしまいます。
仕事ができる人と思われたければ…メールのレスは早いほうがいい？！
メールのレスが早い
メールのレスの速さと仕事能力は、ほぼ比例します。忙しいと遅くなるのではという気がしますが、逆です。むしろ、早いのです。
メール返信が早い人は内容も洗練されている
早い人は、内容も洗練されています。まず結論があり、次に理由、誰が何のアクションをいつやるのかといった5W1Hが2〜3行で書かれているのがよくあるパターン。過剰な装飾、あいまい表現がなく、わかりやすいのです。わからないことであっても、「わからない」と返ってきます。で、「ごめん、ムリ」なのか、「調べるから待ってろ」なのか、「別のソースに当たれ」等を示してくれます。頭の回転が早く、コミュニケーション力があるという証拠でもありますね。
メール返信が早い人には国境もない
なお、レスの早い人は、海を越えても早いです。時差もおかまいなしです。こういう人の特徴で「スマホで返してくる」ケースがありますが、タイポがちらほらあったりします（変換手順がない英文メールに多い）が、意味がわかれば十分です。正確なメールが2日後に返ってくるより、打てば響くように返ってくるタイポ混じりのレスのほうが100倍いいです。
引用元-「あ、この人、仕事できるんだろうな」って思う9つの瞬間-Six Apart ブログ｜オウンドメディア運営者のための実践的情報とコミュニティ
- メールのレスの速さ：仕事能力→比例する。忙しい時ほど早い
- メール返信が早い人：結論→理由→5W1H：2〜3行で書かれ、洗練されている
- メール返信が早い人：回外から、時差があってもお構いなし
- タイプミスがあっても意味が解れば十分。正確でも遅いメールより100倍いい
自分はサラリーマン時代、出社したらまずメールの処理を行い、そのままメーラーは起動しっ放しです。で、着信通知が合ったらまず内容を見て、優先順位の高いメールならすぐ処理していました。今ならスマホに設定してあるのでこちらもすぐに気づけます。
やってみて、作成後に声に出して読むのが効果的。メールの苦手克服テクニック
迷った時は音読
これは文章を推敲する際に絶対にやった方がいいと思っていることですが、声に出して読んだとして、違和感がないかを確かめましょう。
必ずしも実際に声を出せという意味ではないですが、迷ったときはぜひ音読をおすすめします。ちなみに、
・タスク管理できてますか?
・タスク管理はできてますか?
・タスク管理はできていますか?
・タスク管理ができてますか?
・タスク管理ができていますか?は聞いていることがほとんど同じなのに、微妙な言葉づかいの変化で読み手の印象がだいぶ変わりますよね。
どの表現が一番わかりやすいかを考える際には、まずは自分が違和感のない表現を見つけることがスタートです。
声に出して読むのは優秀な校正ツール
また、次の文章を声に出して読もうとすると、おそらく一度まごつくかと思います。
例：スマホの方もPCの方も、左上の方にアイコンが表示されます。
どれが“ほう”でどれが“かた”と読むのか難しい。書いているときは気軽に変換してしまいがちで、字面もパッと見間違ってはいないのですが、はじめてこれを読む相手にとってはわかりにくいです。
“スマホもPCも、左上にアイコンが表示されます。”であればわかりやすいでしょう。このように、声に出して読むというのは優秀な校正ツールでもあるのです。
引用元-文章を書くのが苦手な人もわかりやすい文章を書ける10のポイント | 【Webライター・編集者】最初の一歩
- 声に出して読む：違和感がないか確かめる
- 声に出して読むのは優秀な校正ツール
言葉にするとどれも同じように見えても、音読すると、ぎこちないというか違う意味に聞こえる事があります。そんな時は自分の意図するように、または誤解しにくいように書き直すのがいいのではないでしょうか。
