役職に「代理」や「補佐」がついている時、あなたはどのように宛先を書いていますか？
代理や補佐は、つけるべき？呼び方はどのようにすれば良いのでしょう。
役職に「代理」や「補佐」がついている時の、ビジネスマナーをまとめてみました。
部長代理など『代理』は必要？社外のビジネス文書やメールの宛先
「代理」はつけても良い？
社外に出すビジネス文書で相手の方の役職を書く際に『部長代理』や『課長代理』の『代理』はつけるものなのでしょうか？
- 役職の「代理」はビジネス文書でつけても良いのか
- 部長代理、課長代理と書いてもOK?
たしかに、この「代理」って、微妙な言葉ですよね。なんとなく下げているような感じがしてしまいます。そもそも代理ってなんだろうと私は思ってしまいます。まだ「補佐」の方が聞こえがいいですね。
基本的な宛名の書き方をご紹介☆部長代理にメール送信する場合
基本的な宛名の書き方
宛名を書く際の基本的な事項を整理しています！
メールの最初に書くのが宛名です。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
記載例）
基本的なメールの構成例
株式会社ＪＯＯＹ ←宛名１行目
企画広報部 ←宛名２行目
山田太郎様 ←宛名３行目突然のご連絡、失礼致します。 ←ここから本文
私、先程お電話した株式会社○○商事の△△です。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝宛名は必ず１行目に書きます。事例の様に構成は「社名＋部署名＋名前＋「様」です。ビジネスメールでは苗字だけを記載している方は多くいらっしゃますが、フルネームで書く方が丁寧。特に、初対面のメールの場合には、出来るだけフルネームで書きましょう。当然、役職がある方は役職名も記載します。が、全てのおいて省略はＮＧ。正式に正確に書いていきましょう。
役職名のある時の宛名の書き方
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
記載例）
役職名をつける場合株式会社ＪＯＯＹ ←宛名１行目
企画広報部 ←宛名２行目
部長代理 山田太郎様 ←宛名３行目
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
この書き方が基本ですが記載例とは別の書き方として宛名２行目を「企画広報部 部長代理」とする事もあります。その他に、親しくなったら「様→さん」でも良いとされていますが、社外には実はタブーです。社内であれば「様→さん」にする事が通例となります。
- ビジネスメールでは、役職があれば必ず記載する
- 省略はNG
- フルネームで書くのが丁寧
代理であっても、必ずつけなければいけないのですね。私は以前「店長代理」という役職でしたが、代理をつけて呼ばれたことはなかったです。代理がついていたのは、社内の正式な文書のみ。文書にするときは気を付けるべきですね。
失礼にあたる！メールの宛先を「○○部長代理」すると
郵便物と同じ
メールの宛名も、基本的に、郵便物と同じです。
だから、この質問の場合、
『部長代理 ○○様』
となります。
役職は敬称ではない！
○○部長とか、○○部長代理とかで出すのは、失礼にあたります。
役職名は、敬称ではありませんから。
- メールの宛名は郵便物と同じ
- 部長代理○○様など、敬称は必要
- 役職は敬称ではない
なんだか頭がこんがらがってきました。呼ぶときは、「○○部長様」と呼ぶのでしょうか？「○○部長」だけでは失礼にあたるのでしょうか。敬称ではないとしたら、呼び捨てをしているみたいですね。
何と呼び掛ければいいのか？『部長代理』を呼ぶ場合
「部長代理」の呼び方
これらの役職にある上長たちですが、部員からは何と呼び掛ければ良いのでしょうか。
素直に、「部長代理～」「部長補佐～」と声を掛けるべきなのでしょうか。
正直、どうにも失礼な感は否めません。
実際問題として、呼び掛けに迷う部員が多いようです。
部長代理と部長補佐には部長と呼び掛けるのが原則
原則として、部長代理であれ、部長補佐であれ、部員は「部長～」と呼び掛けるのが正解になります。
役職名そのままに、「部長代理～」「部長補佐～」と声を掛けるのは、ビジネスの世界ではマナー違反になります。
組織外の方がいる体外的な局面、例えば、取引先との会合などに同席する際は、特に呼び掛け方には注意してください。
間違えると、社格が疑われるところでもあります。
部長代理や部長補佐に「さん」付で呼び掛ける企業もある
社内であれば、部長代理や部長補佐に「部長～」と呼び掛ける以外に、「○○さん～」と、さん付けで呼び掛ける慣例の組織も多いようです。
ただし、ここは組織のカルチャーが現れる部分でもあり、組織により呼び掛け方に多少違いが見られます。
出向や業務委託の契約により他組織に異動となった場合は、気を配るべきところです。
そもそも部長代理、補佐とは？
組織の部長代理は部長の代行役であり、代行権限を持っています。
対して、部長補佐は部長のサポート役の立ち位置で、代決権は有しませんが、体外的な役回りの部長に代わり、組織の部門内を統括する役回りを持つこともあります。
また、組織の昇進用のポストや、部長が常駐しない部門の部長相当職ポストとして、部長代理の席が設けられるケースもあります。
部長代理も部長補佐も、呼び掛けは部長ですが、さん付け可の組織もあります。
- 部長代理など、代理をつけて呼ぶのはNG
- さん付けで呼ぶ企業もあるので、臨機応変に
- 部長代理は部長の代行、部長補佐は部長のサポート役
たしかに、部長代理、部長補佐などの呼びかけは、下に見ている感じが否めません。役職がついているのに、さん付けも気が引けますよね。呼び方は大切なところなので、分からないときは同僚に相談してみるといいと思います。
メリットについて｜『ビジネスメール』を有効に使おう
相手の時間を拘束しない
送りたいときに送り、相手も読みたいときに読むことができます。
ビジネスのコミュニケーションツールとして使うことで、送る側・受け取る側双方が時間を有効に使うことができます。
無料
郵送やファクスと異なり、メールは何通出しても無料です。
通信コストを気にすることなく、たくさんの人に同時にアプローチをすることができます。
仮に50円のはがきを1万枚出したら50万円ですが、メールの場合は何通送っても0円です
同時にたくさんの人に送ることができる
従来のコミュニケーションでは「1対1」が基本ですが、メールを使えば「1対n（複数）」の情報発信ができます。
発信者は1人でも、送信先は無限に広げることができるのです。
同報配信システムを利用すれば、1通を書く労力で何万人にも同時に情報伝達ができます。
スピードアップができる
意思決定をしたその場でメールで返事をすることができるため、迅速にビジネスを進展させることができます。
また、インターネットとの連動を図ることで、メールに記したURLからより深い情報を伝えることができます。
デジタルデータ
紙の書類などに比べ、収納に場所をとることがありません。
時系列に並べたり、送信者ごとに並べたりと、整理の仕方にもバリエーションがあります。
また、データは必要に応じて再利用することも可能です。
- ビジネスメールは、双方とも時間を節約できる
- 郵便と違い、お金がかからない
- 1通でたくさんの人に送ることができる
- デジタルデータなので、時系列で整理したりできる
ビジネスメールは、一斉に送ることができるので、本当に便利ですね。ただし、便利であるからこそ、送信するときは内容に気を付けていきたいですね。呼び方や敬称は大切なところ。今一度確認しましょう。
モラルやマナーなんて関係ない。結果勝負の職場には効果が薄いですが、一般的な職場なら必須かな。おすすめを貼っておきますね。お時間あればレビューでも見て下さい。
