就職活動で、企業とメールのやりとりをすることがあると思います。
メールと侮るなかれ。このメールも、しっかりと評価されているんですよ。
面接日程メールの返信の仕方、ポイント、例文などをまとめてみました。メールのマナーを知り、就職活動を有利に進めていきましょう。
丁寧に対応する事！面接日程連絡のメール返信方法について
メールの返信方法も評価の一部
面接の日程調整・変更の際のマナーを守ったメールの送り方と返信方法についてみていきます。
メールでの日程調整や日程変更を希望する旨の返信をする機会は就活やインターン、そして転職活動の中で何度もありますが、そこでのメールやりとりも当然評価ポイントに入っています。
就活・転職では企業も様々な人との日程調整で忙しいため、返信のする際に内容を明確にしてスムーズに調整が出来る様にしておきたいですね。
丁寧に分かりやすく
面接の日程調整・日程変更の返信メールは丁寧な対応が必須
既に決まっている就活・転職やインターンの面接の日程変更・日程調整をしてもらう場合は、基本的にこちらの都合によるものでしょうから、丁寧な返信を心がけてメールを送らなければなりません。
なお、場合によっては面接そのものが不可能になってしまう可能性まで視野に入れなければなりません。
シビアな企業ですと、どんなに丁寧な就活メールの返信で日程調整や日程変更のお願いをしても、そうした事態になる可能性もあるのです。
就活・転職の面接の日程調整・日程変更の返信メールはこちらがお願いをしている訳ですから、送る内容な丁寧にするのが必須です。
メールを返信する時間も、深夜や早朝は避けましょう。
メールのタイトルや最後の署名はしっかりと記載し、誤字脱字にも念入りに注意しましょう。
就活・転職では、面接の日程調整・日程変更をするのは、それだけで企業に手間をかけてしまうものと肝に銘じましょう。
- 企業との面接の日程調整などのメールのやり取りも評価の一部
- 丁寧に返信メールを送る事
- 深夜や早朝は、メールであっても避けるべき
- タイトル、署名、誤字脱字には気を付ける
- 日程変更などは、企業に手間をかけていることだと考える
日程変更や日程調整は、就職活動にはつきものです。しかし、企業側も忙しいのも事実。多くの応募者がいるのですから、一人のために時間を割いてくれるかどうか分かりません。優先順位をしっかりとつけていきたいですね。
そもそも返信した方がいい？面接日程メールが届いたら
そもそも返信すべき？
日程がすでに決まっており、単なる通知の場合は、返信をしなくてもさほど問題にならないケースもあります。
ただし、相手にとっては、ちゃんとメールが送られているかどうかが心配な場合もあります。きちんと、受け取ったことを伝えるのは大事です。
就職活動の場合などは、面倒でも返信をしておくとよいでしょう。
メール件名は
メールの件名ですが、通常は、メールで返信ボタンを押した時のままで問題ありません。
多くの場合は「Re:面接日程のご連絡について」のように、相手のメールタイトルに「Re」がつく形になります。
もっと丁寧にしたい、という場合は「面接日程についてのご返信(山田太郎)」のように書きなおしてもよいと思いますが、必須ではありません。
- 単なる通知であっても、返信をすること
- 返信の件名は、返信ボタンを押したものでもOK
友だちとのやり取りでもそうですが、相手からメールをもらった状態で終わらせておくのは良くないですよね。特に、企業からのメールだったら、受け取ったというお知らせはしておくべきでしょう。
コミュ二ケーション能力をアピールできる！面接日程連絡のメール返信すること
案内メールにも返信を
案内メールという事で、単なる通知だと思って返事をしない方が多いようですが、それは間違いです。
メールでは電話のように相手と意思疎通しながら連絡する事が
出来ませんので、相手にきちんとメールが届いているか、
内容が伝わっているか判断しづらいのです。
会社としては「分かりました」や「それでは指定の日時に伺います」
などの簡単な文面でもいいから、とにかく『面接の案内を理解した』
という意思確認が欲しいのです。
返信は礼儀
それが無ければ会社は相手が面接に来てくれるかどうか不安になりますし、
面接の日程を相手の都合に合わせたいのに連絡が無くては話が進みません。
中には「相手（会社）は忙しい身で、かえって迷惑になるから
返事はしない方が良い」と言う方がいますが、それも間違いです。
応募者の返事を確認するのも会社の仕事ですから、
決して迷惑などではありません。
むしろ返事が無いと会社にとっては迷惑となります。
会社から面接の案内があった場合は、必ず返事をしましょう。
それが礼儀であり、いわゆる『コミュニケーション能力』
というものでもあります。
これは仕事をこなす上で重要となる『ホウレンソウ（報告・連絡・相談）』
のレン（連絡）にも当たります。
これから社会人になるという方は特に、
このホウレンソウを徹底するよう心掛けましょう。
- 案内メールにも、きちんと返信をすること
- 応募者を把握するためにも、返信は必要
- 返信することは、礼儀
- 社会人は、報告・連絡・相談が不可欠
一斉メールだったりすると、ついつい返信を忘れてしまいがちです。しかし、一斉メールだからこそ、きちんと返信をしていきたいところです。その会社へ入社したいのであれば、しっかりと返信をし、意思表示をしていきましょう。
企業が指定した面接日程に参加できる場合【面接日程メール返信の例文】
返信メールの書き方
例文
件名：Re：二次面接のご案内
●Point 件名はそのまま返信でもOK。丁寧にしたい人は、「面接の日程について承知いたしました」にしても良い
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
●Point 最初に相手の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
●Point 挨拶をし、大学名・学部と名前を名乗る
このたびは、次回面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
●Point まずは、次回選考の連絡をしてくれた点にお礼をしておく
それでは、ご指示いただいた
日時：◯月◯日 16:00〜
場所：◯◯ビル１F
に貴社に伺わせていただきます。
●Point 相手の支持してきた日時・場所を引用して、その日に伺う約束をする。（こちらが日程候補から選ぶ場合は、選んだ日時を書く）
お忙しい中、貴重なお時間をいただけて、大変嬉しく思っております。
当日はどうぞよろしくお願い致します。●Point 改めて面接の機会をくれた点にお礼をし、文章を終える
（署名）
- 面接の日程メールの返信の書き方
- 件名はそのままでOK
- お礼の言葉も添えること
完璧ですね。このくらい丁寧にしっかりと返信出来たら、企業からの印象もよいことでしょう。万が一、当日に電車の遅延トラブルなどに遭っても、この返信メールがあれば信用してもらえるかもしれません。
企業が指定した面接日程に参加できない場合【面接日程メール返信の例文】
日程変更をお願いしたい時
例文
件名：Re:二次面接のご案内
●Point 相手の日程通知メールの件名にそのまま返信してOK。丁寧にしたい人は「◯月◯日の面接日程変更のお願い」でも良い
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様●Point 冒頭に送付相手の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。●Point 挨拶をし、大学・学部・名前を名乗る
お忙しい中、次回選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変嬉しく、是非、二次選考に参加させて頂ければと思っております。
●Point まずは、選考連絡へのお礼をする。また、参加の意志を示す
>>◯月◯日xx:xx〜xx:xx ◯ビル4F
ただ、ご指示いただいた日程ですが、あいにく、その日は、別件があり、参加するのが難しい状況です。●Point 相手の日程を引用し、その日程で参加できない理由を告げる
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、よろしければ、以下の日程の中で、面接日時を再設定していただけないでしょうか。
●Point 「誠に勝手な〜」と丁重に面接日時の再設定をお願いする
xx月xx日〜xx月xx日 14:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日 9:00〜18:00●Point 参加できる日時の候補を箇条書きで提示する
こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
●Point メールの文末で改めて再度お願いをする
（署名）
- 日程の変更をお願いするときは、理由を伝えること
- 丁重に面接の再設定をお願いする
いくつも企業を受けるのは当然ですから、企業側も日程変更は想定内だと思います。しかし、たくさんの応募者がいるということも、しっかりと念頭においておきましょう。優先順位はきちんとつけておくと良いですね。
