仕事中にメモを取るタイミングとは？書き方のポイントについて

仕事中にメモを取るタイミングに、悩む人も多いのではないでしょうか？

メモを取るタイミングよりも重視するべきことや、便利なメモの書き方のポイントをご紹介します。

仕事でメモを取るときの3つの黄金ルールも、是非参考にしてみてくださいね。

タイミングについて。仕事中にメモを取る場合

タイミング1：朝礼時

朝礼の時、メモを取らずにぼーっと聞いている人と、適宜メモを取っている人とでは、どちらが上司の印象が良いと思いますか?それは、後者の「適宜にメモを取っている人」です。

上司が朝礼の時に話すトピックは、何らかのメッセージが込められています。上司が今考えていること・重要視していること・部下に伝えたいことなどを、部署メンバー全員が集まる機会である朝礼で話すのです。

あなたの仕事には、常に上司がつきまといます。上司が承認しなければ、あなたの仕事は終わりません。そのため、上司の意向を知ることはとても大切なことと言えるでしょう。

さらに、メモを取っていることで、上司に対して「あなたの話を漏らさずにしっかり聴いていますよ」というアピールにもなります。実際、上司はあなたのメモを見ることはありませんが、メモを取っている姿勢を見せることだけで、上司は「あなたがしっかり話を聞いてくれている」と安心感を持つもの。自分の話を熱心に聞いてくれる部下を嫌う上司はいませんので、しっかりアピールしましょう。

タイミング２：上司に呼ばれた時

「●●さん」と上司からあなたの名前を呼ばれたら、あなたは何を差し置いても、上司の席に行くと思います。その際、手ぶらで行ってはいけません。必ずメモとペンを持っていきましょう。

上司があなたを呼ぶということは、あなたに何らかの用があるからです。
引用元-上司へのアピールチャンスはここ！仕事中にメモをとっておくべき2つのタイミング｜U-NOTE 【ユーノート】

上司の側からすると、目元取らずにぼーっと話を聞いている部下を見ていると「きちんと話を聞いているのか？」と不安になってしまいますよね。「メモを取らなくても記憶力に自信がある」という人でも、メモを取る習慣をつけることをおすすめします。

いつがいいのだろう…？仕事でメモを取るべきタイミング

話の途中でメモを取るのは失礼？

人から聴いた貴重なお話しをメモしたいとき、どのタイミングでメモすればいいのかと、迷ったことはありませんか?

例えば、私は飲み会で、貴重なお話しを３人位で聴いているとき、いきなりメモ帳を出してきてメモるのは、「なんか失礼ではないか?」というような、臆病な時期がありました。

でも「なりたい自分になろう」と決めてからは、臆病な気持ちは消えました。

メモを取る時、一言断ると拒否されることはほとんどない

実際「失礼かどうかは、聞いてみないと分からない」のです。

私の場合、「貴重なお話しですので、
メモを取らせていただいてもよろしいでしょうか?」と、お話しの途中で聞いて、
断られたことは、ほとんどありません。
だいたい「どうぞ」と言って下さります。

あなたは、貴重なお話しなのでメモを取っていいですか?と、聞いてみたことはありますか?案外、どうぞ、と言って下さる場合が多いかも知れませんよ。
引用元-メモを取るタイミングはいつが良いか?｜EQビジネスメンタルコーチでマイペース&幸せな成功の日々を引き寄せ！

会話中に相手が無言でメモを取り始めたら、戸惑ってしまう人もいるかもしれません。しかし「貴重なお話だから」ときちんと断ってからメモを取ることをお願いされることに、嫌な気分になる人はほとんどいないはずです。遠慮せずに、お願いしてみましょう。

「メモを取るタイミング」を考えるよりも！仕事内容を「理解」する

メモをとることよりも、話を理解することが大切

メモを取る必要が無いぐらいに仕事を覚えるのが最優先だよね。
「ミスをする」＝「理解していない」だから、「メモを取らないでミスをする」＝「やる気が無い」になる。
「メモを取るタイミング」を考えるよりも、分からないことはその場で質問してそれなりに理解して、後で確認の為にメモとして履歴を残すやり方が合理的だと思います。

メモを取る場合、あまりにも「メモを取る」ことに集中するあまり、相手の話をまともに聞けないアホが時々います。メモを取ることは悪くは無いが、学校の授業じゃなくてやっぱ仕事だから、まずは話を聞いてそれなりに理解して、それを忘れないようにメモを取るのが良いと個人的には思います。

会話の内容を理解すれば、要点だけ記憶にとどめて置ける

さて俺はあまりメモを取らない人です。メモを取っていても、記憶から消えにくいので、逆にメモを見ないからあまりメモを取ることに時間を割かずにいます。
３年前のあるプロジェクト会議で誰が何をしゃべってどんな質問が出ててきてどう答えたかなんてのも覚えてますし、休憩中に誰がコーヒーを飲んでいたなんてのも覚えているぐらいなので（笑）
でもその変わり自分が昨日の夜何を食べたかなんて一切覚えていない日が多いですね。仕事に関係すること以外はまったく覚えていないですね…

相手の会話の内容も「理解」さえしてしまえば要点だけを記憶に留めておけば良いだけです。

引用元-勤務中のメモはどのように取ってますか? – 社会・職場 解決済 | 教えて！goo

確かに話を理解することよりもメモを取ることを優先するのは、良いことではありませんよね。しかし記憶力に自信がない場合は、後でまとめてメモを取っても抜けがあるのではと不安になってしまいます。メモを取るときは要点のみにすると、効率が良いですよ。

便利な書き方のポイントをご紹介☆仕事でメモを取る参考に

具体的な仕事内容、固有名詞は必ずメモをしよう

まず何か仕事の指示なり、依頼であれば、日付や数字、人物名、会社名など出てくると思います。こういった具体的な内容や、固有名詞はメモ必須事項です。

次に何かの説明であれば、その必要なキーワードだけ記録しておけばいいです。相手のいう事をすべてメモするのは無理です。話しを聞きながら、記憶を呼び覚ますポイントの言葉や文章を記録していきます。

ただこれも個人差がありますので、出来れば自分で記憶を呼び起こしやすいメモの取り方を考えた方がいいでしょう。

自分のデスクに戻ったら、補足情報を追記すると安心

もし心配であれば、上司の話しが終わって自分のデスクで、記憶が劣化する前にそのメモに追記していきます。もし後から文字が見にくいと感じるようであれば、書き直したほうがいいでしょう。

また最近はＰＣやスマホ、タブレットなど利用してメモを取る人がいます。それ自体は悪くありませんが、紙以外の媒体を使うときは「これでメモを取らせてください」と先に断った方が無難です。
特にスマホの場合は、相手によっては話しを聞いてないように感じられます。

是非この記事をご参考にしていただいて、仕事のメモをばっちりとりましょう。
引用元-知って得する！仕事でメモを取るタイミングとメモの書き方 | 話題のアレ

スマホやタブレットなどは、便利でメモを取る時にも重宝するアイテムかもしれません。しかし黙って操作していては、相手からはメモを取っているのか違うことをしているのかわからないもの。きちんと「メモをとっている」と伝えることが大切です。

黄金☆『３つのルール』とは？仕事でメモを取るとき

メモとペンは常に携帯する

ルールその1、いつも紙とペンを持ち歩くことです。いざメモしようと思ったとき、常に手の届く範囲にメモ帳とペンがないと、あたりをきょろきょろ見回し、そのあたりに散乱している書類の片隅や裏面などに、書き込むことになります。

これではメモが分散しやすく、いざそのメモが必要になって読み返そうと思っても、その書類が見つからなくなる可能性が高くなります。

メモはすぐに見直し、記憶に定着させる

ルールその2、メモを見直すことです。せっかくメモをとっても、そのあと読み返すことをしなければ、脳裏に焼きつけられないばかりか、やるべきタイミングを逸する恐れがあります。

メモをとることによるデメリットは、メモをとったことによる安堵感で、記憶に定着させようとする力が弱まることです。それを回避するためにも、その日中にメモを読み返す習慣を身につけましょう。

メモを整理する時間を作ることで、仕事に活かせる

ルールその3、メモを整理することです。メモはあくまで手段であって、目的ではありません。行動に活かすことこそ、真の目的です。そのために、定期的にメモを整理する時間を捻出することです。

私の場合、毎朝6時〜7時までの1時間は、その時間に充てています。あらためてメモを読み直すと、会話中の大事な部分を聞き逃していたり、”わかったつもり”になっていたことに気づくことが多々あります。メモをとる時間や見直す時間よりも、はるかに長い時間をメモの整理に使っていることになります。

引用元-メモをとる習慣づくり｜技術｜経営コンサルタント 中村一八の知心コラム｜コラム｜コンサルティングファーム・ニューエア

私も新卒として就職したとき、メモをたくさん取っていました。しかし最初のうちはメモを取ったことに満足し、頭で理解することをおろそかにしてしまっていました。反省し、メモを別のノートに書き写しながら整理することで、仕事の効率があがりましたよ。