代理でビジネスメールを送らないといけなくなったら、どうしていますか？
通常なら、代理で送信していることを本文に記載して相手に送りますよね。もし代理送信であることを書かなかったら、相手によっては一悶着起こりますよ。
代筆・代理送信するなら、余計な付け足しをしてはいけません。但し、署名は入れてもいいでしょう。署名は必要以上に盛らないよう注意しましょう。
Q：メール送信を代理でするとき署名はどうしたらいい？担当から頼まれたとき！
代筆した際のマナー
営業の秘書（アシスタント？）をやっているものです。
こんなこともわからずお恥ずかしいのですが、教えてください。お客様へ書類や文書を作成して送付する際に、代筆していることがわかるようにするためにはどう書けばよいのでしょうか？
また、代筆した秘書の名前を書いてもよいのしょうか？
その場合の記載の仕方はどうなるんでしょうか？
引用元-秘書が代筆する場合の書き方教えてください！ : キャリア・職場 : 発言小町 : 大手小町 : YOMIURI ONLINE（読売新聞）
A：代理でメール送信をする場合！私の対処法は…。
事例
私は
○○（上司）：代筆△△（自分）
ご返信はこちらにお願いいたします。
××××＠×××（上司のメールアドレス）というふうに書いています。
相手がこちらの意図通りにするとは限らない
この場合、結構な確率で自分の所に返信があるので上司に転送したり、代筆を頼まれるような内容は単なる確認事項や連絡であることが多いので、「了解のメールが来てました」と報告して終わりのこともあります。
- お客様への書類・文書の送付→代筆であることがわかるようにするには？
- 事例：上司名、代筆者（自分）、返信先アドレス（上司のアドレス）を記載
- メール：高い確率で自分に返信が来る→返信の転送・報告を行う
代筆メールで、返信先を上司のアドレスで記載しているのに自分に来てしまうのなら、メールのreply-to:に上司のアドレスを指定すればいいんですよ。そうすれば単純に返信ボタンでメールを作成した時に、あて先は上司宛になりますよ。
代わりに送った事を明記する理由は何！？代理送信を伝える必要は？
先方との行き違いが生じる恐れがある
そのメールが代理で送信したことをきちんと明記しておかないと、先方との行き違いが生じてしまう恐れがあります。
メール本文に入る前に社名と自分の名前を明記し、上司の指示により代理でメールを送信した旨を伝えてください。
「○○（上司名）の指示によりメールを送信しました」と記入しておけば、メールの責任の所在が明確になり、先方に誤解なく伝えることができるでしょう。
余計なトラブルに巻き込まれる可能性が出てくる
もし、代理であることを明記しない場合、そのメールの責任者があなたであると誤解されてしまい、余計なトラブルを引き起こすかもしれません。
誰の指示によって送信されたメールなのかを記入しておけば、問題点があった時の対処がスムーズになります。
引用元-“ちょっとしたミス”が大きなトラブルのもとに！上司の「代理」でメールを送る際の注意点｜U-NOTE [ユーノート]
- 代理送信したことを明記：メールの責任が誰なのか明確にできる
- 明記しない場合：送信者自身がメールの責任者ということになってしまう。
- 要らぬトラブルに巻き込まれる
もし記載漏れするのが心配であれば、テンプレ化しておけばいいんですよ。冒頭のあいさつ文に代理送信である旨入れておき、メール作成、返信する際に必要に応じてテンプレを使用する。これだけで簡単に記載漏れを防止できると思いますよ。
送信だけ代理でする場合の署名について！担当者が自分でメールを作成済のとき
代理送信の例文
お世話になっております。
○○より以下のメールを送信するようにとのことですので
（指示がございましたので）、メール文をそのまま貼りつけて
送らせていただきます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
（何か線など引いて原文貼り付け）
・・・・・・
・・・・・・
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
以上、よろしくお願い致します。自分の署名
- 代理送信であること、誰からの指示なのかを記載する
- 上司が作成した文章は、手を加えず、範囲が解るようにして張付ける
上司の作った文章を代理で送信する場合には、上司の指示による代理送信であることと、上司の作った文章を、手を加えずに記載することが肝心です。どこからどこまでが常備の文章かわかるようにすることも忘れずに。
これだけは「やってはいけない」注意点！代理でメール送信をする時のポイント！
余計な付け足しはしない
次の注意点は、上司の指示通りのビジネスメールを書くということです。
上司の代理でビジネスメールを作成するときには、上司に指示された内容のみを書くようにしましょう。
あなたの考えや補足説明などを書いてしまうと、それによって誤解を招く恐れがあります。
上司の代理でビジネスメールを書くときには、メールの責任者である上司に指示された内容のみを書き、余計な付け足しはしないようにしましょう。
付け足す場合は該当箇所の責任が自分にある旨を明記する
確認せずに文章の付け足しをすると、先方、上司、両方に迷惑をかけてしまう可能性があります。
どうしても補足しなければいけないことがある時は、その部分の責任者が上司ではなくあなただと明示しなければならないことも、重要な注意点です。
また、代理で作成したメールに補足や説明をつけ足すときには、上司に「この内容でよいか」の確認をとってから送信しましょう。
勝手な行動を慎むということは、どんな場面においても重要な注意点です。
- 上司の指示通りのビジネスメールを書く：指示された内容のみ
- 自分の考え・補足説明等を書く→誤解を招く恐れがある
- 補足や説明をつけ足す→上司に内容の確認を取る
- 勝手な行動は慎む
あくまで上司が送ろうとしたメールを、何らかの事情で代わりに代筆・代送するわけですから、そこに私情・私見を挟んではいけません。貴方の自己満足以外に、誰もうれしい人などいませんから。
「署名」と「連絡先」は忘れずに！ビジネスメールを送信する時の必須項目！
連絡先はメールの署名から
今は、相手に電話で連絡を取りたいとき、真っ先にメールの署名を見る人が増えています。
そんなとき、メールに署名が付いていないと、名刺を探すなどしなくてはならず、手間をかけさせてしまいます。
用件が仕事の発注などであれば、「急いでいるから他へ頼もう」となり、ビジネスチャンスを逃す恐れもあります。
電話番号が入った署名は毎回入れる
電話番号が入った署名は、基本的には毎回入れることをお勧めします。ただし、1日に何度もやりとりをする場合は省略してもいいでしょう。相手や状況に応じて判断してください。
- 相手の連絡先：メールの署名を見る→署名がないと名刺を探すことになる
- 仕事の発注→連絡先見つからず、他社に流れる恐れあり
- 電話番号の入った署名→毎回入れる。日に何度もやり取りする場合は省略も可
確かに普段のやり取りをメールで行っていて、電話する必要が生じたら、メールの署名を確認しますね。名刺交換したけどメールやり取りしたことなければ、名刺データを探しますね。それだけ仕事上のメインツールになってきているんですよね。
【署名のデザイン例集】アイデアが会社の印象をも変える！？
①会社名を目立たせるデザイン
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┗■ 株式会社SHOMEI DESIGN署名管理部 マネージャー
署名 ひかる / SHOMEI HIKARU〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: hikaru@shomeidesign.com
URL: http://shomeidesign.com/
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②会社名をシンプルに囲む
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│ 株式会社SHOMEI DESIGN
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│ 署名管理部 マネージャー
│ 署名 ひかる / SHOMEI HIKARU
│ 〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
│ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
│ Email: hikaru@shomeidesign.com
│ URL: http://shomeidesign.com/
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③全体的にシンプルにまとめたい人へおすすめ
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株式会社SHOMEI DESIGN
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署名 ひかる / SHOMEI HIKARU
〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: hikaru@shomeidesign.com
URL: http://shomeidesign.com/
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④人の目を惹きつけたい方に
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┏┏┌┌┌ 株式会社SHOMEI DESIGN 署名管理部 マネージャー
┏┏┏┌┌ 署名 ひかる / SHOMEI HIKARU
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┏┏┏┏┏ 〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
┏┏┏┏┌ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
┏┏┏┌┌ Email: hikaru@shomeidesign.com
┏┏┌┌┌ URL: http://shomeidesign.com/
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⑤会社名・全体的をシンプルなラインのみで
── 株式会社SHOMEI DESIGN ───────────────
署名 ひかる / SHOMEI HIKARU
〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: hikaru@shomeidesign.com
URL: http://shomeidesign.com/
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- 1.会社名を目立たせるデザイン：社名の前後に空白を挟む
- 2.会社名をシンプルに囲む：社名と社名以外とを囲って区切る
- 3.全体的にシンプルにまとめたい：必要事項の羅列
- 4.人の目を惹きつけたい：ちょっとしたアスキーアートを入れる
- 5.会社名・全体をシンプルなラインのみで：社名をタブのように見せる
気を付けたほうがいいのは、要らぬことを盛りすぎて、本よりも目立ってはいけません。インターネットが普及する前のパソコン通信の時代から、シンプルな記載にしなければならない暗黙の了解がありましたね。
モラルやマナーなんて気にしない。結果勝負の職場には効果が薄いですね。ただ、一般的な職場なら、必須かな。おすすめを貼っておきますね。
