催促メールの上手な書き方!行き違を考え「お詫び文」の気遣いが大切

催促のメールには行き違いがあった場合のお詫びを添える

返信をお願いしたのにメールが来ない。そんな困った場合の催促メールの送り方についてまとめました。

相手から返信が来やすくなるテクニックについてもまとめています。

社会人としてのマナー、是非参考にしてください。

行き違いの「お詫び文」を加えるのがポイント!催促メールの送信には気遣いを…

相手のマイナス点を伝えよう

期日を過ぎると相手にとってマイナスになることを伝えることで、早くアクションを起こしてもらえます。

気遣いの一文を入れる

また、このメールが届く前に請求書が送られている可能性もあります。そのため、最後に一文「なお、本メールと行き違いになっている場合は、なにとぞご容赦ください」と気遣いの一文を入れましょう。

引用元-ビジネスメールの教科書

  • 期日を過ぎると相手にとってマイナスになることを伝える
  • 行き違いになっている可能性がある
  • 行き違いに対して「なにとぞご容赦ください」と気遣いの一文を入れる

ただ催促するだけではないということですね。

相手を責め立てるような文言を並べてしまったり、遅れている事実だけを指摘したりしても相手は気持ちよく動いてくれません。相手にとっての不利益も伝えつつ、こちら側も低姿勢に気づかいをするというところがポイントですね。

丁寧な内容でトラブル回避!?催促メールを送るコツ!

催促メールの意義

催促のメールは、約束をしたのに、それが果たされない時に相手の行動を自発的に促し取引関係の改善をはかるためのものです。納期や締め切りが遅れた時点で速やかに連絡するようにしましょう。

丁寧に対応

また、相手が約束をしたのに果たされなかったとはいえ、丁寧な言葉で事実を伝え、怒りをぶつけないようにしましょう。

引用元-催促の文例(社外メール) – ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール)~

  • 催促メールを送ることで相手に自発的に行動してもらい、取引関係の改善を図れるようにする
  • 納期、締め切りが遅れた時点で速やかに連絡する
  • 丁寧に対応し、怒りを表さないようにする

催促メールはミスをなじるものではありません。

催促のメールを送ることはためらわれますが、今後の良好な取引関係を維持するために必要なものです。相手に対して失礼のないような文言でメールを送りましょう。そのメールを送ることでビジネスが円滑に進むようにしましょう。

ミスや行き違いの可能性も!?催促メールを出す時は様々なケースを考えよう!

相手や自分の勘違い

のないミスや勘違いをしている可能性もあります。

1.相手は約束どおりの時間にメールを送っているのに、こちらがうっかり見過ごしている、あるいは誤ってごみ箱に移動しているケース
→受信トレイやごみ箱を確認し、相手からのメールが届いていないかを確認してみましょう。

2.こちらか相手のいずれかが日時を勘違いしているケース(今日と明日、13時と3時など)
→相手との履歴を確認し、こちらが勘違いしていないか、相手が勘違いしそうなところがないかを確認してみましょう。

システムのエラー

3.こちらのシステム障害が起きているケース
→相手からメールをもらう時間帯に、ほかのメールがきちんと送受信できているかを確認してみましょう。なお、相手にシステム障害が起きていることもありますが、それはこの後に送る催促メールで明らかになるので、この時点で特に確認する必要はないでしょう。

引用元-RISE JP CLUB

  • 相手が送っていてもこちらが見過ごしていたり、ゴミ箱に移していたりするケースがある
  • こちらか相手が日時を勘違いしているケースがある
  • システム障害が起こっているケースがある

早とちりしないようにしたいものです。

相手が悪いと決めつけていたら、実は自分が見落としていたということは起こりがちです。私も「メールが届かない」と思っていたら、勝手に迷惑メールフォルダに振り分けられていたことが発覚したことがあります。

送る時のポイントは何!?催促メールの「上手な書き方」とは!?

❶冒頭に催促のお詫びを書く

なぜ、返信メールがいただけないのでしょうかと、文句をいったのでは、相手を不愉快にしてしまいます。まずは、「お忙しいところろ、申し訳ありませんが」などと、あいさつ文の後の冒頭に、お詫びの言葉を書きます。

❷先に送ったメールの件名と送信日時を書く

返信が来ないということは、相手がメールを見落としたと思われます。ですから、送ったメールの件名と日時を書いて、相手の確認を促します。

❸要件を箇条書きにして再度伝える

返信して欲しかった要件を端的に書いて伝えます。

➍相手の言い訳を用意してあげる

送ったメールが迷惑メールとして迷惑タォルダに入ってしまったということも考えられます。「送信したメールが迷惑フォルダに入っているかもしれませんので、後ほど確認をお願いします」と書いておくと、相手はそれを言い訳にして返信が出しやすくなります。

❺催促したことを詫びる

返信をお願いしたのに、返信が来ないというのは、相手にも問題はありますが、ここは丁寧に催促したことを詫びしておくのが賢明です。

引用元-Aeaba

  • 相手を気遣うお詫び文を挨拶の冒頭に書く
  • 送ったメールの件名と日時を相手に確認してもらえるように書き、返信してほしい要件を端的に伝える
  • 迷惑メールフォルダに入っている可能性を示唆すると相手は返信がしやすい
  • 催促したことを丁寧に詫びておく

こちらが悪くなくても低姿勢で接しましょう。

返信が遅れているのは相手が悪いことではありますが、ここは自分が低姿勢にお詫びすることによって、相手も素直に自分が悪かったと思ってくれるかもしれません。腹が立っても相手を責めないのがビジネスのマナーです。

アンケート調査【返信はいつまでに欲しい?】メールを送信した場合…

24時間以内が希望

「送信したメールの返信は、いつまでに欲しいですか?(急ぐ場合を除く)」という問いに、最も多かったのは「24時間以内」(55%)。「48時間以内」(16.31%)、「8時間以内」(8.69%)と続いたが、「1時間以内」は4.67%、「30分以内」という人も0.9%いた。また、「受信したメールの返信は、平均でいつまでにしていますか?」という問いにも、最も多かったのは「24時間以内」(40.98%)。ただし、「1時間以内」(10%)、「30分以内」(5.41%)という人も少なくなかった

メールは一日以内に返信

 社会人の間では、業種や職種を問わず多くの場合「メールは1日以内に返信する」ことが暗黙の了解となっているようだ。もちろん、「ビジネスメールの返信が遅れてしまうこと」が「よくある」「たまにある」と答えた人は全体の70.74%に上ることからもわかるように、「原則的に1日以内」と思ってはいても、ついうっかりしてしまうことは少なくない。

引用元-OIAMONDO online

  • 送信したメールの返信を24時間以内に希望する人が多かった
  • 社会人としてはメールは一日以内に返信することがルールのようである
  • ただ、うっかり忘れることもある

一日以内に返信するように心掛けましょう。

メールは見てもらえたのか確認しにくいために、あまりにも返信が遅いと、送った方も不安になってしまいます。返信しにくい内容でも、24時間以内には一報を入れるようにしましょう、もちろん早ければ早いほどいいでしょう。

一冊あると心強いですよ

社会人何年目でも、基本は同じ。基本は大切ですね。

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