ビジネスで「折り返します」と言われたのに電話がこないと、こちらからもう一度かけていいのか迷いますよね。取引先、応募先企業、社内の別部署など、相手との関係が近すぎないほど「催促みたいで失礼かな」と不安になりやすいものです。
結論から言うと、折り返し電話がこない時は、急ぎ度と相手が示した時間で判断します。急ぎでなければ少し待ち、当日中や翌営業日の午前中を目安に、失礼のない言い方で確認すると落ち着いて対応できます。
この記事では、折り返し電話がこない時の待ち方、こちらからかけ直す時の言い方、伝言メモの確認ポイント、面接や取引先への対応を整理します。
折り返し電話がこない時は、まず急ぎ度で待つ時間を決める
「後ほど」と言われたら、相手の業務時間を考える
「後ほど折り返します」と言われた場合、相手が会議中、来客中、移動中ということもあります。10分で戻るつもりが、予定が延びて1時間、2時間と遅れることも珍しくありません。
急ぎでない用件なら、すぐにかけ直すより少し待つ方が自然です。私なら、午前中に電話したなら午後に一度、午後遅めなら翌営業日の午前中に確認します。相手の仕事の流れを考えると、こちらも落ち着いて話しやすくなります。
急ぎの用件なら、1〜2時間後に確認する
締切や当日の予定に関わる用件なら、遠慮しすぎると自分側の仕事が止まります。急ぎの場合は、1〜2時間ほど待っても折り返しがなければ、もう一度電話しても失礼とは言い切れません。
その時は「催促」ではなく「確認」の言い方にするのが大切です。「先ほどお電話した件で、念のため確認のお電話をいたしました」と伝えると、相手も受け止めやすくなります。
- 急ぎでない場合は、相手の業務時間を見て少し待つ
- 当日中の用件なら、1〜2時間後に確認してもよい
- 翌日でも間に合う用件なら、翌営業日の午前中が自然
- 言い方は催促ではなく、確認の形にする
焦っている時ほど、「まだですか」と言いたくなりますよね。でもビジネスでは、相手にも事情があります。私なら、電話をかけ直す前に「急ぎ度」「期限」「相手が今忙しい時間か」をメモに書きます。30秒だけ整理すると、声のトーンまで落ち着きます。
こちらから折り返し電話をする時の言い方と流れ
冒頭で名乗り、先ほどの件だと伝える
ビジネス電話は、相手がすぐ状況を思い出せるように始めることが大切です。All Aboutの電話対応マナーでも、電話ではメモや復唱、相手への配慮が重要だと整理されています。
かけ直す時は、「お世話になっております。先ほどお電話いたしました、株式会社〇〇の□□です。△△様はいらっしゃいますでしょうか」と入ると、相手が確認しやすくなります。
相手が不在なら、次に動ける情報を残す
再度不在だった場合は、また待つだけにせず、必要な情報を残しましょう。「本日17時まででしたら電話に出られます」「明日10時以降でも差し支えありません」など、こちらの都合を短く伝えると相手も折り返しやすくなります。
メールで補足できる内容なら、電話後に簡単なメールを送るのも有効です。添付資料や要点を送る場合は、添付ファイルを送る時の確認ポイントもあわせて整えると、電話とメールの行き違いを減らせます。
- 最初に会社名、名前、先ほどの用件を伝える
- 担当者が不在なら、つながりやすい時間を残す
- 電話だけで伝えにくい内容は、メールで補足する
- 相手が動きやすい情報を短く渡す
電話は、話した瞬間に流れていきます。私なら、かけ直す前に「誰に」「何の件で」「いつまでに」「次にどうしてほしいか」を1行でメモします。これだけで、会話が散らからず、相手にも仕事ができる印象を残しやすくなります。
面接や応募先企業から折り返しがこない場合の考え方
採用連絡は、期限と担当者の都合を分けて考える
面接や応募先企業からの折り返しがこないと、不採用なのか、忘れられているのかと落ち着かなくなりますよね。特に転職活動中は、1本の電話で予定が大きく変わることもあります。
ただ、採用担当者は面接、社内調整、他候補者への連絡を同時に進めていることがあります。期限を伝えられていないなら、当日中に何度も電話するより、翌営業日に一度確認する方が自然です。
確認電話は、責める言い方にしない
応募先へ確認する時は、「折り返しがまだなのですが」より、「先ほどお電話をいただいた件で、念のため確認のご連絡をいたしました」の方が柔らかく伝わります。
相手が忙しい時間帯を避けることも大切です。始業直後、昼休み、終業間際は避け、10時台、14〜16時台など、比較的落ち着きやすい時間にかけると話が通りやすくなります。
- 採用連絡は、社内調整で遅れることがある
- 期限がない場合は、翌営業日に一度確認する
- 確認電話は責めず、念のための確認として伝える
- 始業直後、昼休み、終業間際はできるだけ避ける
就活や転職中は、連絡がないだけで気持ちが揺れます。私なら、確認電話は1回までにして、その後はメールで記録を残します。何度も電話するより、丁寧な確認を1回入れる方が、相手にも自分にも負担が少ないです。
折り返し電話を受けた側は、伝言メモを正確に残す
誰から、誰へ、何の件かを必ず確認する
自分が電話を受ける側になった時は、伝言メモの正確さがとても重要です。折り返しが遅れる原因の一つは、担当者に情報がうまく伝わっていないことだからです。
最低限、「相手の会社名」「名前」「電話番号」「用件」「折り返し希望の有無」「受けた日時」「自分の名前」を残しましょう。電話番号は復唱し、聞き間違いを防ぐことが大切です。
担当者へメモだけでなく口頭でも伝える
メモを置いただけでは、担当者がすぐ見ないこともあります。外出、会議、別件対応が重なると、メモが埋もれてしまうこともあるでしょう。
緊急度が高い電話なら、メモに加えてチャットや口頭で伝えます。「〇〇社の□□様から、△△の件で本日中の折り返し希望です」と短く伝えれば、担当者も優先度を判断しやすくなります。
- 伝言メモには会社名、名前、番号、用件、日時を残す
- 電話番号は必ず復唱して聞き間違いを防ぐ
- 急ぎの用件は、メモだけでなく口頭やチャットでも伝える
- 担当者が次に動ける形で情報を渡す
電話を受けた側が少し丁寧にメモを残すだけで、相手先の印象はかなり変わります。私なら、急ぎの電話は「メモを残したから終わり」ではなく、担当者に届いたところまで見届けます。小さな手間ですが、職場全体の信頼につながります。
折り返し電話がこない時の結論
- 急ぎでなければ、相手の業務時間を見て少し待つ
- 急ぎの用件は、1〜2時間後に確認してもよい
- かけ直す時は、催促ではなく確認の言い方にする
- 応募先企業には、翌営業日に一度だけ丁寧に確認する
- 伝言メモは、会社名、名前、電話番号、用件、日時を残す
- 電話で伝わりにくい内容は、メールで補足する
折り返し電話がこない時は、相手を責めたくなる気持ちも出ます。でも、こちらが落ち着いて確認できれば、用件は前に進みます。役職のある相手へ連絡する場合は、宛先や呼び方の整理も先に見ておくと、電話後のメールまで迷いにくくなります。
電話対応に自信がない時は、型を手元に置いておくだけでも安心できます。
