メールの終わり方ってどうしてます？特に取引先や上司相手の場合です。
メールの終わり方に決まりはなく、ケースバイケースですが、相手からのメールにはメール内容を確認した旨返信する必要はあると思います。
相手に期限付きのメールを送った場合、返事がなければ折を見てフォローしましょう。相手のメールに即返信できない場合は、その旨一報を入れると安心です。
Q、上手な終わり方を教えてください。会社の上司へのメールがうまく締められません
上司などとのメールの終わり方
会社の上司や役員など目上とのメールで数回やりとりし、最後はこちらからの返信で終わりにするのが通常でしょうか？
私から最後に『了解致しました』と送ったら再度『よろしく』とか『頑張れ』と返信が来た場合、どうすべきか悩みます。
メールには必ず返信が必要？
メールは多数に送った場合の皆からの返信メールが『了解』だと、ついつい自分が忙しいときは『了解』だけなら送るなよ〜と思ってしまいます。
ビジネスマナーでは通常はどうなんでしょうか？
A、ケースバイケースなので慎重に！メールの終わり方はこう考えよう
ケースバイケース
それはケースバイケースであり、状況に応じて変わるものです。必ずどちらから終わりにするなどと決まったものではありません。
> 最後に『了解致しました』と送ったら再度『よろしく』とか『頑張れ』と返信が来た場合
上記のような状況であれば、私はこの時点でメールのやりとりを終わらせます。
こちらが「指示を受け取った」というサインを先方が確認したと言うことなので、追加質問などがないのであればこれ以上は意味のないやりとりになります。
> 『了解』だけなら送るなよ〜と思ってしまいます。
「メール読んだよ、内容理解したよ」ということを送信者に示すために「了解」というメールを送るのであって、マナー的には送らない方がどちらかと言えば問題ですね。
社内であれば送らなくても問題にはならないと思いますが、社外に対しては「了解した」という趣旨だけでも返信しておいた方がよいです。
ただし、メーリングリストなどでは本文内で名指しで送られてきたメール以外に対して「了解した」などと返すのはあまり歓迎されないことが多いと思います。
このあたりもメールの内容や宛先により、返信することへの適・不適の基準が変わりますので
状況をよく考えて行動する必要があります。
- 上司とのメールのやり取りの終わり方はどうすればいいか？
- 複数にメールを送った際の「了解」：忙しい時はいらないと思う
- ケースバイケース：何方が終わらせるか決まっているわけではない
- 了解致しました→よろしく・頑張れと返信：追加質問無ければこれ以上は無意味
- 了解だけならいらない：マナー的には送らない方が問題
- 社内：問題にはならない、社外：「了解した」という趣旨を返信した方がよい
少なくとも上司からのメールに返事をしないのはよくない気がします。返信不要とあれば、返信しませんが。どちらがメールを終わらせるとか、細かいことは決まっていませんので、成り行き次第ってところですね。
安心するのはまだ早い？！上司にメールを送信し終わっても…
メールを見て内容を確認するまで報告や連絡は完了していない
メールを送信したら報告完了・連絡を終えたと思い込んでいる方がいらっしゃいますが、相手がメールを見て内容を確認するまで報告や連絡は完了していません。
特に役職が上の上司は送られてくるメールの量があまりにも多く、あなたのメールを見逃してしまう可能性もあります。
内容にもよりますが返信のない場合は「メールご覧いただけましたか？」という確認のコミュニケーションをとる必要があります。
フォローのタイミングも大事
この時、気をつけないといけないのがタイミングです。送信した内容に期限がある場合は準備の時間を考慮して逆算したタイミングで声掛けを行います。
また、その際には相手の状況も重要になります。上司が何かあわただしく作業をしている状態であれば声掛けをさけ、上司が他の社員と雑談を始めたり、休憩をとろうとしているタイミングを見計らい報告するのが一般的です。
- メール送信＝報告・連絡完了ではない。相手が内容確認して完了
- 返信がない→メールを見てもらえたかコミュニケーションをとる必要がある
- タイミングが重要：内容に期限がある→準備期間を考慮して声をかける
- 上司が忙しそう→声かけを避ける、雑談・休憩のタイミングを見計らう
内容に期限があり、上司の了解を取り付けたいとか、手続してほしいなら、直前にならないように考えながらメールの件をフォローしてみるのがいいでしょう。相手にも都合ってものがありますからね。
「レスポンス」を見られていますよ！上司があなたのメールに望むこと
メールは正しく伝わったか常に不安になるコミュニケーションツール
メールは相手からの返信があるまできちんと届いたのか、相手が理解しただろうか、正しく伝わっただろうか常に不安になってしまうコミュニケーションツールです。それは上司も同じことです。
メールを受信したら「メール受け取りました。」「承知いたしました。」という簡単な返信だけでも忘れずに迅速に行いましょう。
すぐに返信できない場合、先ず一報入れる
よく調べてからでないと返信できない場合や調整が必要とする依頼等は、なかなか返信できないのも分かりますがそのような場合は「内容を検討してから改めてご連絡いたします。」「○○（部署や他の人）と調整しご報告いたします。」などの文章をそえて返信するとよいでしょう。
- メール：正しく伝わったか常に不安になる→受信したら簡単な返信を忘れず迅速に
- よく調べて返信したい、調整が必要とする依頼等→なかなか返信できない
- 返信が遅れる→「内容を検討してから～」「「○○と調整し～」等で一度返信
相手からのメールに対し、調べ物をしてからとか、調整を必要とするためにすぐに返信できない場合、相手に梨の礫では、無視しているのかと怒り出してしまう場合があります。対応中だが時間がかかっている旨だけでも返信すると、相手は安心しますよ。
文章の終わり方、文例集｜上司へのメールやビジネスメールで使える表現
■簡単な文末の場合
この場合は、「取り急ぎ用件のみにて失礼いたします」や「乱筆乱文にてお許しください」という簡単ですみませんというような意味合いの文章を入れなくてはいけません。
手紙でもメールでも変わりません。ただし、お手紙の場合、頭語は「急啓」で始まり結語は「草々」で締めてください。メールの場合は頭語や結語は不要です。しかし、冒頭には必ず、「いつもお世話になっております」などのあいさつ文を入れて、締めには、あいさつ文と署名を入れましょう。
■何かをお願いする場合
メールの返信やお手紙の返事が欲しい場合は、「お返事をいただければ幸いです」や「ご回答お待ちいたしております」というような締めを入れてください。他にも、連絡を期待する場合は、「ご不明な点があればお問い合わせください」や「何かありましたらご連絡ください」などという言葉で終われば良いと思います。
■話が完結している場合
これは相手に、「メールやお手紙のお手間は不要ですよ」と伝えなくてはなりません。「このメールを確認いただければ、返信は不要です」や「何か問題がありましたらご連絡ください」などで、文章を締めてください。
- 簡単な文末：「取り急ぎ用件のみにて失礼いたします」等と入れる
- 冒頭：いつもお世話になっております等のあいさつ文、締め：あいさつ文と署名
- お手紙の場合：頭語→「急啓」で始まる、結語→「草々」で締める
- お願いする場合：返事が欲しい→「お返事をいただければ幸いです」等の締め
- 連絡を期待する→「ご不明な点があればお問い合わせください」等と入れるといい
- 完結している場合：「何か問題がありましたらご連絡ください」等で文章を締める
メールの締めというのは、相手に何を期待するのか、自分の意思が伝わらないと、相手もどうしていいかわからないし気持ち悪いですよね。かといって書き方によっては相手を怒らせかねません。十分考えて返信しましょう。
「EOM」って何だ？！上司がメールで使って欲しいテクニック
End of Message
昨日、ブラッドさんが書いたメールはとてもシンプルなものでした。それは件名に「ブラッドは午前９時半にいます。よろしく。EOM」というもの。
すぐに「EOMってどういう意味？」と返事が返ってきたそうで、それに対する答えは「End of message（メッセージの終わり）という意味さ。
これならわざわざメールを開く必要も、返信する必要もなくなる。
今回はメールを開いて、返信をしてもらったから二度手間になったね」というもの。
件名だけで済んでしまう
同僚たちには「面白い！」と、この話を冗談だと思ってオフィスのみんなに転送したそうですが、ブラッドさんは、大真面目。
「一度EOMのテクニックを覚えたら、メールにかける時間も手間も減ります。
そのうえ、確実に、自分の伝えたいことが伝わり、時間も節約できますよ」とのこと。
- 件名に「（要件）EOM」、本文なし→EOMって何？
- EOM→End Of Messageの略
- メールにかかる時間・手間が減る、自分の伝えたいことも伝わる
時々件名だけで本文がないメールがあって、件名だけで用件が住んでいる場合。でもこれ、メールの正しい使い方とは言えませんね。こういうことしたいならSMSを使うとか、いまならLINEで事足りることです。目的に即したツールを使いましょう。
