上司宛のメールの文章は、どのようなことに気をつけて書けばよいのでしょう？
添付ファイルを送る時の例文や注意点、社外に添付ファイルを送る時のメールの書き方をご紹介します。
上司にメールを書くときに気をつけることも、是非参考にしてみてくださいね。
Q：上司宛のメール文章はどう書けばいい！？添付ファイルがある場合の書き方！
添付ファイルを上司に送る時、メールの文言はどうする？
【上司にメールに添付のファイルを見てほしいことを伝えるメールの文章】
丁寧な文章になるよう指摘してほしい
『お忙しいところ申し訳ございませんが、添付にて送付しますので、 ご覧ください』
を上手に書くには、どうしたら、よろしいですか？（目を通してほしいです。）
- 添付ファイルを上司に送る時、メールの文言はどうする？
- 丁寧な文章になるよう指摘してほしい
ビ
ビジネスメールに慣れていないと、添付ファイルに添える文章をどうすれば良いのか悩んでしまいますよね。ビジネスメールでは、マナーを守ることとと用件を簡潔に伝えることが大切です。
A：文章の書き方について回答！上司へ添付ファイル付きメールを送るとき
添付ファイル付きメールの文例その1
前後文章省きます。
ビジネス文章なので、あくまでビジネスライクに、しかし礼節をもって書きます。
「－－－－－－－－－－－－－。
お忙しいところ申し訳ございませんが、このメールの添付書類にお目通しをお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーー。」
でしょう。
添付ファイル付きメールの文例その2
件名で、○○の資料送信の件 としておいて。。。
「ご多忙の中恐縮ですが、当該資料の添付ファイルをお目通し頂けますでしょうか。宜しくお願い致します。」
- 添付ファイル付きメールの文例その1
- 添付ファイル付きメールの文例その2
どちらも簡潔で丁寧で、ビジネスメールとして適切ですね。短すぎる文章に不安を感じるかもしれませんが、無駄な文章をつらつらと書き連ねるのは上司の貴重な時間を無駄にしてしまうのでNGです。
「ご査収」って言葉は使う方がいい？上司へ添付ファイル付メールを送るとき！
「ご査収」の意味を理解していない人も多いため、使わなくてOK
そもそもご査収という言葉は、メールなどで使ったほうがいいのでしょうか？
この点については色々な意見があると思いますが、個人的には、そんなに使う必要がない言葉だと考えています。
というのも、「ご査収」という言葉自体、よく理解していない人が多いからです。
相手に伝わらない可能性がある言葉をメールで使うのは、リスクがあります。
現代のビジネスでは、シンプルなメールの方が好まれる傾向にある
添付ファイルをよくチェックしてほしかったら
「ファイルを添付いたしましたので、内容をよくご確認の上、お返事いただけると幸いです」
くらいで意味は伝わります。
また、昨今では、メールでの言い回しはどんどんとシンプルになっています。
昔の手紙のマナーとは違い、大量のやり取りをするわけですので、すぐに用件を確認できるほうが大事です。
使ってはいけないというわけではありませんが、積極的に使うほどではない単語だと思っておいてよいでしょう。
- 「ご査収」は相手に伝わらない可能性もあるので、使わない方が無難
- 現代のビジネス社会では、簡潔な言い回しのメールが好まれている
上司に送るメールだから、丁寧な言い回しを心がけたいものです。しかし「ご査収」などの近年使わる機会が減った言葉は、わざわざ使わなくても大丈夫です。万人にとってわかりやすい、シンプルな言い回しの方が好印象ですよ。
メールの例文｜社外に添付ファイルを送る時の書き方！
添付ファイルを送るメールの例文
〇〇株式会社 営業部部長〇〇様
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。ご依頼をいただきました○○に関する資料を添付ファイル（.pdf形式）にてお送りします。
ご査収よろしくお願い申し上げます。
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送付内容： ○○に関する資料（全〇ページ）
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結びの文章はどうする？
何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、お問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
- 添付ファイルを送るメールの例文
- 結びの文章はどうする？
社外にメールを送る時は、より言い回し等に注意が必要です。新人の頃は悩むかもしれませんが、定型文を頭に入れておけば難しくないので安心してくださいね。社外へのメールも、一目で用件がわかるよう意識して書きましょう。
上手にメールを書く時のポイントは！？上司に送る場合の内容について！
重要なメールは、件名を活用してアピールしよう
件名・本文は簡潔かつ分かりやすく！ピックアップしやすさも大事
必ず見て欲しいメールや、上司から頼まれた案件のメールなどは、件名を目立たせるなど工夫をしましょう。
いくつもの案件に関わっている上司は、部下の2倍、3倍の量のメールを毎日受け取っているのが一般的。
メールの返信は、そんな上司の状況をイメージしながら行うことが重要です。
緊急の場合には口頭連絡がベストですが、上司がつかまらない場合などは先に【至急ご確認ください】【要ご確認】【緊急のご相談】などを件名の冒頭につけて目立つメールを送っておきましょう。
ただし、膨大な量のメールに流されるメールボックスを想像して、口頭連絡は欠かさないようにしてください。
また、メールの本文の内容も重要です。理想は上司がパッと見て瞬時に内容を理解できるような簡潔さ。
前置きは長すぎず、まずは結論を先に伝えるようにして「何が言いたいのか」を明確にしましょう。
的確な事象説明に欠けたメールにならないようにご注意を。
メールは「報連相」の一環！中間報告は特に好印象に
報告・連絡・相談はメールを使ってこまめに行いましょう。
報連相は、自分の評価を上げる「最高のプレゼン」の場でもあります。
随時、報告・連絡・相談を積極的に行うことで、自分の仕事ぶりをさりげなくアピールしましょう。
例えば、上司からのメールでレポート提出の指示があったとき、まずは「承知しました」メールを送り、すぐに用意できない場合には提出日を連絡するのがスマート。
そして、もっとスマートでデキる自分をアピールするには、提出日までに中間報告メールを入れること。
わざわざメールで依頼してきたわけですから、よほど上司にとっては重要なレポートのはず。
そこで、途中で進捗報告のメールを入れておけば、上司からの評価は目に見えないところで上がります。
上司は意外といろんなことを心配しているもの。
ぜひ上司が安心できるようなやりとりを心がけてください。
- 重要なメールは、件名を使って目立つように工夫しよう
- 本文は一目で理解できるよう、簡潔に書くと◎
- 報連相を徹底すると、自己アピールにもつながる
- 中間報告メールを送ると、上司の評価があがる可能性大
重要なメールがほかのメールに埋もれて見逃されないよう、急ぎの用事の場合は懸命に工夫をすることが大切です。丁寧さにこだわり過ぎて、無駄な文章を並べないように注意し、簡潔に用件を伝えることを意識しましょう。
メールを書く時の【注意点】上司へ送る場合に気を付けること！
二重表現・二重敬語・役職と敬称の位置に気をつけて
二重表現に注意！
（添付書類を添付いたします など）
二重敬語に注意！
（おっしゃられていました など）
役職と敬称の位置に注意！
OK：「役職＋名前＋敬称」（社長haniwa様）
NG：「名前＋役職＋敬称」（haniwa社長様）
私の職場の社内メールでは、一般的にはNGとされる「名前＋役職＋敬称」が使われています。
時には、職場ルールに合わせる事も大切です♪
箇条書きを活用する
長い文章は、箇条書きにすると情報が整理されてグッと分かりやすくなります。
例えば、会議の案内では、以下のように連絡すると良いかもしれません。
・議題：
・日時：
・場所：
・内容：
引用元-仕事でよく使うメール文例まとめ
- 二重表現・二重敬語はNG
- 役職と敬称の位置は間違えやすいので、順番を確認しておこう
- 長い文章は箇条書きにすると読みやすい
長文で情報をだらだらと述べられるよりも、簡潔に箇条書きで記した方がわかりやすいですよね。読むのに時間がかかるメールは、上司からすると迷惑に感じてしまうもの。読み返してみてわかりやすい文章かどうか、判断するようにしましょう。
結果がすべて。気合と根性の職場には不要かもですが、一般的な職場なら、基本の本は困った時に助かりますね。
