『職場の飲み会』案内文をつくるポイントと案内の仕方をご紹介☆

職場の飲み会の案内文を作ることになったけれども、どう作って良いかわからない…。

そんな時のために、職場の飲み会の案内の仕方についてまとめました。

実際の文例もありますので、参考にして、幹事頑張ってくださいね。

ポイントは５つ！『職場の飲み会』案内文をつくるとき

押さえておくポイントとは

もしあなたが歓迎会の案内状を作成する立場になってしまったら、以下の点は必ず押さえておくようにしましょう。

①歓迎会の開催日時

②歓迎会を開催する場所

③参加費用と支払い方法

④歓迎会出席、欠席の有無

⑤歓迎会幹事の連絡先

特にお金はきっちりと

ちなみに会社で歓迎会を開催する場合、後々お金のことで悪印象を与えてしまわないよう、前もって参加費用はきっちりと知らせておくようにしましょう。またこの時に、参加費の徴収タイミングも知らせておくと、参加する側も準備がしやすくなるので、ぜひ忘れずに。

引用元-【幹事さん必見】歓迎会の案内状作成マニュアルとテンプレート集　【ぐるなびWEBマガジン】

後から遅れてくることを考えている人もいるかもしれません。お店の正式名称と地図があればなおよいですね。参加費は出来れば事前に集めておいた方が当日もたもたせずに済むかもしれませんね。

宛先は「TOとBCC」を使い分けること！『職場の飲み会』案内文をメール送信する場合

BCCを使ってみよう

社内の飲み会であれば、全員のメールアドレスを宛先に入れても問題はありませんが、社外の方が含まれるなど、参加メンバーが互いに顔見知りでない可能性がある場合は、宛先でなくBCCを使うなどの工夫が必要です。

メールアドレスは上席者から

その場合はメール冒頭に「このメールは、対象者の方にbccでお送りしています」という一文を追加しましょう。また、メールアドレスの順序は、上席者から順に書きましょう！
（BCCとは…ブラインドカーボンコピーBlind Carbon Copyの略。メールを送信するときに、このBCC欄に複数のアドレスを入れて送信すると、全員に同じ文面が送信される。受信した相手には、自分以外の人にメールが送信されたことや、同時に送信された他人のメールアドレスは通知されない。）

引用元-【コピペ推奨】シーン別飲み会の出欠確認・日程調整メールテンプレート｜幹事のツボ

以前メールアドレス変更のお知らせも一斉メールで送ってくる人が多かった印象ですが、今はBCCを使って送ってくる人がほとんどになったような気がします。メールアドレスも立派な個人情報なので、気を付けましょう。

例文のご紹介☆『職場の飲み会』案内メール文

親しい仲間での飲み会なら

◆職場の仲間での飲み会の案内メール文

比較的親しい仲間に送る場合

毎日お仕事お疲れ様です。
早速ですが、恒例の６月生まれの人の誕生会を行います。
今回の幹事は山本が行いますのでよろしくお願いします。

1.　日時　 6月13日（金）　19：30～
2.　場所　呑み喰い処「一点亭」
　　地下鉄表参道駅　歩２分
　　 渋谷区神宮前□－□－□　tel.03-0000-0000
　　お店のHP　http://xxxx.xxxx.xx
3.　参加費　男性　3,600円　女性　＠2,700円

なお、いつものように欠席の場合でも誕生日プレゼント用に
300円だけ集金させて頂きますのでよろしくお願いします。

［６月生まれの人たち］
佐藤水無月さん、鈴木六月さん、加藤じゅんさん
６月生まれの皆さん は、何か一発芸（笑）を準備してきてください。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
6月6日までに 山本あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。
………………………
システム部　山本（内線268）
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯　090-0000-0000
………………………

全体の忘年会なら

◆忘年会の案内メール文

職場全体での忘年会の場合

毎日お仕事お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりましたがいかがお過ごしでしょうか。
さて、恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は山本が行いますのでよろしくお願いします。

1.　日時　 12月19日（金）　19：30～
2.　場所　海潮荘　別館「蘭」
　　JR 海潮駅　東口　徒歩２分　tel.03-0000-0000
　　海潮荘のHP　http://xxxx.xxxx.xx
3.　参加費　男性　4,000円　女性　＠3,000円

当日は豪華賞品（はずれなし）の当たるゲームなども用意しております。
原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月9日までに 山本あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。
………………………
システム部　山本（内線268）
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯　090-0000-0000
………………………

引用元-幹事》宴会・飲み会・司会進行・忘年会新年会・歓迎会送別会・メール・挨拶

親しい仲間同士とはいえ、会社の組織内での出来事となりますので、砕け過ぎないように注意しましょう。一発芸も強要し過ぎないようにした方がいいかもしれませんね。行きたくなくなる人が出るかもしれませんので…。

遅くとも１０日前には出そう！『職場の飲み会』案内状の送付について

デキる幹事になるためには

歓迎会の案内状送付にも、ちょっとした気遣いを！

歓迎会の案内状を作成する時や、送付時にもいくつか気をつけておきたいポイントはあります。デキる幹事になるための、ちょっとした気遣いを以下に挙げておきたいと思います。

①案内状の表題は分かりやすいものとし、必ず読んでもらえるように工夫する
②遅くとも10日前には相手に届くように案内状を送ること
③多くの人に参加してもらえるように、参加を積極的に呼び掛ける文言も入れておく

誠意を尽くして案内しよう

案内状の出来次第で、参加、不参加の人数が変わってしまう事もあります。できるだけたくさんのメンバーで、思いやりを持って新人を迎える事ができるよう、幹事としても誠意を尽くすのを忘れずに。案内状は参加者とまだ見ぬ新人たちとを、最初につなげる作業にもなります。社会人らしく、気遣いのある案内状を用意する事ができれば、周囲の安心感、信頼感もアップするはずですよ。

引用元-【幹事さん必見】歓迎会の案内状作成マニュアルとテンプレート集　【ぐるなびWEBマガジン】

社内メールで送ったにせよ、日々膨大なメールが来ていることが多く、読まれずにまぎれてしまうかもしれません。わかりやすい懸命にするのが大切ですね。また、面と向かって声を掛ければ完璧ですね。

Q、日にちはどうやって決めるべき？『職場の飲み会』の幹事をすることに…

幹事をすることになった

この度、飲み会の幹事をやることになりました。

皆の予定を確認したいが

場所は既に決まっているのですが、皆さんの予定を確認して全員に合わせなくてはなりません。
メールで確認する予定なのですが、何て書けばいいか分かりません。

引用元-職場の飲み会 案内の仕方 – 社会・職場 | 教えて！goo

日にちが全く決まっていない状態で一から決めなければならないというのは幹事に大きな負担になってしまいますよね。ましてや既に場所も決まっているのであれば、予約が取れるかどうかも気になるところですよね。

A、飲み会の日にちについては、職場の部署のトップに…

多数決で決めない

部署の飲み会の日程調整は、多数決などで決めるモノではありません。

部署のトップに、２～３日くらい候補日を貰って下さい。
「○○部の慰労会」と銘打って、部長などトップが参加しなけりゃ、話しになりませんので・・。
その上で、１５人くらいなら、横着せずに全員に聞いて回ればよいです。

決めてしまってもよい

あるいは、トップやら幹部クラスの都合だけを確認して、「○月×日」に決めちゃっても構いません。
下っ端は、「その日は参加できるよう、各自調整しなさい！」ってコトです。
出張などなら、欠席でも構いません。

また、社内と言う身内の飲み会ですから、あまり形式張る必要もなく、多少は茶目っ気くらいを入れ込んでも構いませんよ。
とは言え、時候の挨拶くらいは入れた方が良いと思います。（その方が楽で、文章もまとまりますよ。）

引用元-職場の飲み会 案内の仕方 – 社会・職場 | 教えて！goo

確かに、全員分聞いたところで絶対まとまらない気がします。そもそもトップが主体になるのは当たり前なのですから、トップダウンでも仕方ないということですよね。後は幹事がフォローをしていくだけですね。